A nem lakossági energiafelhasználók számára 2025. július 1-jétől megszűnt a papíralapú energia- és hálózathasználati számlázás lehetősége. Az energiakereskedők és a hálózati elosztótársaságok ettől az időponttól a villamosenergia- és földgázszámlákat kizárólag elektronikus formában bocsáthatják ki.
Az MVM 2026. június 2-án ismételten felhívta azon ügyfelek figyelmét a szükséges adatok megadására, akik még nem biztosítottak megfelelő e-mail-címet az elektronikus számlák fogadásához. A kötelezettség egyéni és társas vállalkozásokra, önkormányzatokra, intézményekre, alapítványokra, sportegyesületekre és más, lakossági fogyasztónak nem minősülő szervezetekre egyaránt vonatkozik.
Nem elegendő csak a kereskedőnél nyilatkozni
A gyakorlatban különösen fontos, hogy az energiakereskedő és a hálózati elosztó két különálló piaci szereplő. Emiatt az elektronikus számlák fogadására szolgáló e-mail-címet mindkét társaság részére külön is szükséges lehet megadni.
Ez azt jelenti, hogy amennyiben egy vállalkozás vagy önkormányzat korábban már megadta az elektronikus számlázási címet az energiakereskedőjének, abból még nem következik automatikusan, hogy az elosztótársaság is ugyanarra a címre küldi a hálózathasználati számlákat. Az MVM tájékoztatása kifejezetten rögzíti, hogy az elosztótársaság felé akkor is külön nyilatkozat szükséges, ha az e-mail-címet az ügyfél korábban már megadta az energiaszolgáltató részére.
Versenypiaci energiaellátás esetén ez különösen lényeges, mivel a kereskedelmi díjakról és a rendszerhasználati díjakról gyakran eltérő társaságok állítják ki a számlát. Egy szervezet ezért akár ugyanazon felhasználási helyhez kapcsolódóan is több különböző kibocsátótól kaphat elektronikus dokumentumokat.
Mi történik, ha nincs megfelelő e-mail-cím?
Az elektronikus számlák fogadásához olyan működő, rendszeresen ellenőrzött postafiókot célszerű kijelölni, amely elegendő tárhellyel rendelkezik, és nem kizárólag egyetlen munkavállaló személyes használatában áll.
Az MVM korábbi tájékoztatása szerint a versenypiaci ügyfelek esetében, amennyiben nem áll rendelkezésre megadott elektronikus számlázási cím, a társaság a nyilvános cégadatbázisban elérhető e-mail-címre is továbbíthatja a számlát. Ez jelentős működési kockázatot jelenthet, ha az adott cím nem aktív, nem a pénzügyi területhez tartozik, vagy annak beérkező leveleit nem ellenőrzik rendszeresen.
Az elektronikus számla kézbesítése nem feltétlenül jelenti azt, hogy a dokumentumot a szervezet megfelelő ügyintézője ténylegesen meg is nyitotta. Egy elavult vagy nem megfelelően kezelt e-mail-cím ezért fizetési késedelemhez, felszólításokhoz, késedelmi kamathoz, vagy akár az energiaellátást érintő további intézkedésekhez is vezethet.
Az elektronikus számlát digitálisan kell megőrizni
Az elektronikus energiaszámla időbélyegzővel és elektronikus aláírással ellátott dokumentum, ezért eredeti és hiteles formája az elektronikusan átvett fájl. A számla könyvelési vagy belső adminisztrációs célból kinyomtatható, azonban a nyomtatott példány nem helyettesíti az eredeti elektronikus dokumentum megőrzését.
A szervezeteknek ezért olyan archiválási folyamatot célszerű kialakítaniuk, amely biztosítja:
- az eredeti számlafájl és mellékleteinek megőrzését;
- a dokumentumok rendszeres biztonsági mentését;
- a számlák felhasználási helyhez és mérési ponthoz történő hozzárendelését;
- a pénzügyi, energetikai és műszaki területek hozzáférését;
- a kereskedői és az elosztói számlák elkülönített kezelését.
A kizárólag e-mail-postafiókban tárolt számlák hosszú távú megőrzése nem tekinthető megfelelően biztonságos megoldásnak. Célszerű a dokumentumokat központi szerveren, vállalatirányítási rendszerben vagy megfelelő dokumentumkezelő felületen is archiválni.
Mire érdemes most figyelni?
A vállalkozásoknak és intézményeknek első lépésként célszerű teljeskörűen ellenőrizniük, hogy valamennyi energiakereskedő és valamennyi érintett hálózati elosztó rendelkezik-e megfelelő elektronikus számlázási címmel.
Külön figyelmet igényelnek azok a szervezetek, amelyek:
- több villamosenergia- vagy földgáz-felhasználási hellyel rendelkeznek;
- több elosztótársaság működési területén vételeznek energiát;
- az elmúlt időszakban energiakereskedőt váltottak;
- szervezeti vagy személyi változáson estek át;
- korábban egy munkavállaló személyes e-mail-címét adták meg;
- gyűjtőszámlákat vagy több mérési pontot tartalmazó számlákat kapnak.
A legbiztonságosabb megoldás egy központi, funkcionális e-mail-cím kialakítása, például egy számlák fogadására szolgáló postafiók, amelyhez több kijelölt munkatárs is hozzáfér. Emellett célszerű automatikus továbbítási és archiválási szabályokat is létrehozni.
Az energiagazdálkodás szempontjából is fontos a megfelelő számlakezelés
Az elektronikus számlázás nem csupán adminisztratív feladat. A számlák megfelelő fogadása és strukturált megőrzése az energiagazdálkodási, költségelemzési és közbeszerzési folyamatok alapját is képezi.
Hiányos számlaadatok esetén nehezebbé válhat a fogyasztások és költségek ellenőrzése, a rendszerhasználati díjak vizsgálata, a lekötött teljesítmények elemzése, valamint a következő energiabeszerzéshez szükséges mennyiségi adatok összeállítása. A megfelelő elektronikus archiválás ezért az energetikai auditok, az energiagazdálkodási riportok és a későbbi számlareklamációk szempontjából is kiemelt jelentőségű.
Az InFend Energy Kft. energetikai szakértői támogatást nyújt partnerei számára az energiaszámlák rendszerezésében, ellenőrzésében, a fogyasztási és költségadatok feldolgozásában, valamint az energiaellátási szerződésekhez kapcsolódó adminisztratív folyamatok áttekintésében.